Você conseguiria listar as reuniões que participou no último mês em sua empresa? Conseguiria se lembrar de todas as soluções e ações que se concretizaram tão somente pela razão da reunião ter ocorrido? Se respondeu a estes questionamentos com facilidade, parabéns. Tenha certeza de que representa uma seleta minoria de gestores que conseguem realizar reuniões eficazes.

O mestre da administração Peter Drucker disse uma vez “Ou se trabalha, ou faz reuniões. Não dá pra fazer as duas coisas ao mesmo tempo”. Pode ser uma afirmação muito drástica, mas analisando a ineficácia de reuniões que realizamos em nosso dia a dia profissional, tenho cada vez mais convicção da assertividade desta frase. Pense em um exército se agrupando e planejando o próximo ataque, esta é efetivamente uma etapa crucial, porém em algum momento os soldados precisarão entrar em combate e obter êxito através do foco traçado neste planejamento. O sucesso virá da execução do planejamento, não só do planejamento em si!

Porém os gestores cada vez mais estão sucumbindo em um abismo de reuniões cuja razão de ser é, geralmente, cumprir uma rotina. Deixe-me ser um pouco mais claro através de uma lista de armadilhas para evitar como gestor, ao pensar em convocar uma reunião.

  • Estou em reunião, então pareço trabalhar bastante!

Analise os gestores de sua empresa, aqueles que estão sempre com agendas abarrotadas de reuniões sempre têm um ar de “sou importante demais”, “estou envolvido em muita coisa”. Já percebeu isso? Convocar e participar de inúmeras reuniões é uma grande maneira de mostrar serviço, de estar envolvido em uma série de assuntos e trazer um pouco mais de importância ao próprio papel na empresa.

  • Convocar um número excessivo de pessoas

Tem gestor que convoca muita gente a uma reunião para aproveitar o momento e passar algumas mensagens com conteúdo diferente do tema central, tem gente que convoca simplesmente por medo de causar um sentimento de exclusão ao “não-convocado”. Uma reunião repleta de pessoas desnecessárias aumenta o tempo total pelo motivo de ter de ficar colocando todos a par de um assunto para depois chegar em uma decisão. Conversa paralela e dificuldade de liderar também são problemas comuns à grandes reuniões.

  • Reunião “top”, realidade “trash”

Pense bem em como a reunião deslancha. Sua equipe começa a elucubrar soluções maravilhosas e imaginar realidades alternativas à realidade da empresa? Muitos decolam em suas imaginações e se desconectam dos problemas reais e da necessidade de objetividade e praticidade.  Quando os problemas são básicos e as reuniões mais parecem um campeonato de criatividade, é um belo sinal de que está faltando um pouco de ação conexão com a realidade.

  • Conversamos, então está resolvido né?

Quantas vezes ao perguntarmos se um determinado problema foi resolvido, ouvimos um “sim, falei com eles”. Poucos percebem como isso é exatamente o mesmo do que falar, “olha, eu passei para eles as informações sobre este problema e me desconectei dele, então se acontecer novamente a culpa não é minha heim!”. O velho termo “tirar o meu da reta” é um dos mais profundos motivos de se marcar uma reunião, se você abrir o problema em um grupo de pessoas e apontar dedos, está desvirtuando o objetivo de resolvê-lo, transformando o encontro em uma caça às bruxas. Isso tem um pouco a ver com a próxima armadilha.

  • A vitória é minha, a derrota não tem culpados

Imagine uma reunião onde o resultado final é uma decisão. Decisão esta que um gestor até poderia ter tomado sozinho, mas achou por bem abrir com pares e envolvidos por algum motivo, seja ele o compartilhamento da responsabilidade ou simplesmente para conhecer mais ângulos do problema.

Esta decisão se provou correta, o gestor é então condecorado pela vitória e pela coragem da atitude. Agora e se der errado? Será que haverá um “mea culpa” ou esta será ofuscada pela quantidade de pessoas envolvidas no problema que também não previram o fracasso? (ou não apostaram na hipótese).

Todas as armadilhas listadas acima obviamente podem ou não ocorrer em diferentes intensidades, misturadas a motivos reais de reuniões. Cabe aos gestores exercitarem sempre a busca pela eficácia na sua execução, a objetividade e a clareza de temas. A equipe na reunião deve ser enxuta, objetiva e posteriormente acompanhada de tudo que for definido nesta. O simples ato de fazer e participar de uma reunião não prova que você é um cara ocupado, muito pelo contrário!