O dia a dia profissional está cada vez mais direcionado a reuniões e trocas de idéias entre grupos de pessoas na empresa. O velho fantasma da falta de comunicação se tornou um impulsionador de infindáveis conversas, sejam elas sobre problemas ocorridos ou diretrizes a serem tomadas. Colocando desta maneira realmente parece uma atitude sensata, porém a arte de se executar uma reunião eficaz tem se perdido e muito, e a própria razão de ser desta tem sido cada vez mais vazia.

Quero ser objetivo neste conteúdo, na semana passada tratei o tema pela ótica do que não fazer, agora quero dar dicas de como realizar uma reunião eficaz, se você avaliar que ela é de fato necessária.

1 – Tempo de Reunião: Reunião longa geralmente é reunião de brainstorming, que pode levar até umas duas horas. Fora isso dificilmente uma reunião com esta duração é eficaz. Eu diria que dependendo do assunto a reunião deve levar de 15 a 60 minutos, gravitando sobre a primeira estimativa. Se houver muitos assuntos pode ser interessante quebrar a reunião em partes, especialmente se os interessados não forem exatamente os presentes.

2 – Respeito a Horários: 5 pessoas esperando 10 minutos pelo sexto que está atrasado representa 50 minutos de trabalho perdido, e mais um pouco colocando este sexto a par do que possivelmente já foi falado. Respeite horários e dê exemplo, e cobre agressivamente que os outros também o façam.

3 – Acompanhamento Posterior: nem precisa falar que o conversado deve ser registrado e devidamente enviado aos participantes em forma de ata ou minuta. Mas dê a esta ação um grau extra de efetividade através de acompanhamento posterior das ações, e sempre atrele a estas um prazo de execução.

4 – Foco único: Tente não trazer muitos temas diferentes à reunião, especialmente se não são relacionados. O risco é ela perder sua eficácia, pela falta de preparo prévio dos participantes no tema. Aliás aqui tem uma outra dica intrínseca, ao convocar as pessoas dê um briefing de qual será o tema e se as pessoas precisam levar ou inteirar-se de algum material.

5 – Tamanho da equipe: Seja “lean” na convocação, chame quem realmente precise participar pelo conhecimento que pode agregar ou absorver para depois replicar. Pouca gente garante praticidade, objetividade e facilidade na continuidade do foco.

6 – Existência de um Líder: Uma reunião democrática sem condutores pode ser eficaz, mas exige uma sinergia bem trabalhada entre as pessoas, o que exige tempo e método. Geralmente é necessário que exista alguém para liderar e “puxar” as pessoas novamente ao tema discutido, e frisar constantemente o objetivo final da discussão.

7 – Como abordar os assuntos: Reunião não é o local de ler conteúdo, de estender explicações, e na maioria dos casos também não é lugar de detalhar problemáticas. A exigência da equipe para que a reunião seja eficaz é que as pessoas já tenham chego preparadas, que conversem entre si para expor lados do problema que os outros podem não ter enxergado e chegar a uma conclusão, dividindo tarefas. Se todos tem informações na mão antes desta reunião, ninguém vai ter de perder tempo para que o colega que não se preparou se informe do tema.

Espero que estas dicas lhe ajude a exercitar a prática de uma boa reunião na sua vida profissional. Para quem não viu meu último material sobre as armadilhas que um gestor pode cair ao executar uma reunião, trata-se de uma leitura complementar (e eu diria prévia) a esta.